“Geachte raadsleden, beste voorzitter en andere aanwezigen”. Een knikje van de voorzitter en de inspreker begint aan zijn betoog. Vaak uitgeschreven en lang. Raadsleden luisteren in het begin aandachtig maar krijgen daar steeds meer moeite mee. Tot slot maant de voorzitter de zenuwachtige inspreker “kunt u tot een afronding komen?”.
Dit klinkt voor iedereen die een commissie- of raadsvergadering bijwoont bekend. Wat gaat hier mis? De sprekers worden niet goed ingelicht of begeleid op weg naar hun inspreekmoment en dat komt zowel het betoog maar ook de besluitvorming niet ten goede. Gemeenten kunnen actief helpen om dit te verbeteren. Drie belangrijke tips.
Richtlijnen
De meeste insprekers zijn zenuwachtig. Logisch want de raadszaal is vaak onbekend terrein en spreken in het openbaar is niet ieders grootste hobby. Daarom zou een A4 met richtlijnen helpen. Hier kun je op vermelden hoe lang de inspreker mag spreken en vertellen dat het belangrijk is dat hij zich hier ook aan houdt. Daarnaast kunnen er een paar spreektips in staan die de inspreker kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan een tip om aan het begin aan te kondigen uit hoeveel onderwerpen het betoog bestaat. Het helpt enorm als de raadsleden van te voren weten dat de inspreker van de MKB 4 punten gaat bespreken. Help de spreker ook met het overtuigen. Een uitgeschreven tekst voorlezen die alle raadsleden en het publiek al hebben, is niet boeiend en geeft de spreker geen toegevoegde waarde. Beter is het om een aantal aanvullingen en voorbeelden te geven.
Stel altijd vragen
Een inspreker komt naar de vergadering om in dialoog te gaan met de volksvertegenwoordiging en het College. Daarom is het goed om hier ook gebruik van te maken. Verbreek de traditie om 10 minuten naar iemand te luisteren en dan weer door te gaan met de orde van de dag. Beter is het om een aantal vragen te stellen, die mogen informatief zijn maar ook meningsvormend. Raadsleden en Collegeleden hebben ieder een verantwoordelijkheid. Vraag bijvoorbeeld “hoe de spreker het proces tot nu toe heeft ervaren” of “welke oplossingen de spreker nog meer denkt te hebben”? Dit leidt vaak tot betere gesprekken en input voor de vergadering.
Continuïteit
De voorzitter moet ook altijd vertellen wat er verder gebeurt. Vaak kondigt de voorzitter een inspreker aan, bedankt hem of haar netjes na afloop en met gezwinde spoed wordt het volgende agendapunt aangekondigd. Voordat de inspreker goed en wel op de tribune zit, zit de raad alweer ergens anders. Dit komt niet goed over maar is ook niet nuttig voor de overige toehoorders. Wat gaat de commissie of de raad nu doen met deze inbreng? Wellicht niets maar ook dat is eerlijke en belangrijke informatie waar de spreker recht op heeft. Dus vertel dat de raad hier volgende maand verder over vergadert en nodig de inspreker uit om dit te blijven volgen.
Burgerparticipatie is een modebegrip en een grote prioriteit voor gemeenten. Maar voordat u denkt aan grote debattoernooien, raad-burgerprogramma’s en het omgooien van uw vergaderstructuur is het goedkoper en efficiënter om de bestaande mogelijkheden te verbeteren. Begin bij de inwoner die nu al betrokken is en help de inspreker!
