Het ambtenarenapparaat, kunst en cultuur of uitkeringen? Gemeenten in Nederland moeten de komende periode 20% bezuinigen. Naar alle posten wordt gekeken. Maar hoe zit het met de vergaderkosten?
Efficiënt vergaderen
In gemeenten wordt lang en veel vergaderd, door zowel politici als ambtenaren. Eventuele vaste spreektijden worden, hoe dan ook, vol gepraat, de agenda zit niet om onderwerpen verlegen en herhaling van standpunten is aan de orde van de dag. Dit kan efficiënter.
Noodzaak goede voorbereiding
Een goede vergadering begint met een goede voorbereiding. Maak duidelijk wat het doel en de noodzaak van de bijeenkomst is en werk met vaste tijden per agendapunt. De voorzitter speelt hierin een belangrijke rol maar ook deelnemers kunnen elkaar hierop aanspreken. Efficiënter vergaderen kan tijd schelen, die benut kan worden overige werkzaamheden in de drukbezette agenda van raadsleden. Een goede werkwijze bespaart ook tijd en energie van griffie en het College.
Heldere besluiten
Zorg als deelnemer aan een vergadering voor een kort en helder betoog dat de kern van het onderwerp raakt. Hiermee worden de overige deelnemers gefaciliteerd om hier concreet op te reageren. Ook hierin speelt de voorzitter een belangrijke rol; hij zorgt ervoor dat deelnemers niet van het agendapunt afwijken. Neem tenslotte aan het einde van de vergadering besluiten en actiepunten door. Dit maakt voor alle deelnemers aan de vergadering en voor toeschouwers en burgers concreet wat er besproken is. Het resultaat: efficiënte en effectieve vergaderingen met kwalitatieve besluitvorming. Wij verwijzen u voor goede voorbeelden naar beschrijvingen hoe de gemeenteraden in Purmerend, Den Helder en Veghel hiermee aan de slag zijn gegaan in 2010.
Wilt u meer weten of hulp krijgen bij het efficiënt vergaderen in uw gemeente? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via het programma Duaal debatteren.
