Elke vergadering kent zijn eigen geschreven en ongeschreven regels. Maar hoe houden we elkaar aan deze regels? Elke vergadering een discussie óver de vergadering vermijden we liever. Toch wordt in sommige vergaderingen helaas veel tijd besteed aan discussies over de juiste procedures en wat wel of niet op een bepaalde manier mag worden gezegd.
Zelfs als de vergaderregels zijn vastgelegd in een reglement is hier toch strijd of onduidelijkheid over. Kennis en begrip van de regels kan dit deels voorkomen. Voorzitter, deelnemers en agenda spelen hierbij een belangrijke rol:
- De voorzitter kent de regels en heeft het reglement bij zich voor het geval er discussie over ontstaat.
- De deelnemers kennen de regels en durven de anderen daar (via de voorzitter) op te wijzen.
- De agenda geeft duidelijk het besluitvormingsproces en doel weer.
Maar wat nu als er discussie ontstaat over de uitleg of zinnigheid van de regels?
- Probeer als u dit voorziet, dit vooraf al aan te kaarten en op te lossen.
- Als er onenigheid over is, maak dan een apart agenda-subpunt met een concreet procesvoorstel. Als de meerderheid ermee instemt, wordt discussie achteraf vermeden.
- Gaat het om een kleine afwijking van de afgesproken regels? Spreek de betrokkene en/of de voorzitter er na afloop op aan. Dit is minder confronterend en beter voor de persoonlijke verhoudingen.
Voorkom dat de procesregels gaan fungeren als middel voor obstructie van de vergadering. Door regelmatig de afgesproken regels en de ratio ervan te benadrukken, raken de regels en gewoonten bij iedereen goed bekend.
Een goede vergadering volgens heldere procesregels levert uiteindelijk een vruchtbare doelgerichte bespreking op. Indien de vergaderregels niet voldoen kan natuurlijk een voorstel worden gedaan voor verandering van het reglement van orde. Maar uiteindelijk zijn het niet de regels maar het samenspel tussen voorzitter en deelnemers met een heldere, doelgerichte agenda die van de vergadering een succes maken. De trainers van het debatinstituut zijn wekelijks actief in het lokale bestuur in Nederland. De meest actuele voorbeelden en oplossingen zitten verweven in onze trainingen.
