ONLINE EVENTS IN TIJDEN VAN CORONA

Een online event organiseren

Heb jij je evenement ook helaas moeten annuleren of verplaatsen vanwege de COVID-19 maatregelen? Twijfel je nu of je er een online event van moet maken of organiseer je bijvoorbeeld een ALV en moet het doorgaan? Wij denken graag met je mee tijdens een online adviesgesprek.

Goed voorbeeld van een online event

De afgelopen periode hebben ook wij helaas onze planning behoorlijk zien veranderen. De vrijgekomen tijd hebben wij besteed om uitgebreid kennis op te doen naar online events en het begeleiden daarvan. Met meerdere opdrachtgevers zitten wij nu rond de ‘online’ tafel, om ook voor hen de mogelijkheden door te nemen. De Nierstichting bijvoorbeeld, heeft nu definitief besloten dat hun bijeenkomst gewoon doorgaat, maar dan online. Volgens het oorspronkelijke plan zouden ze begin juni een internationaal congres organiseren in Milaan met Roderik van Grieken als dagvoorzitter. Nu vindt er op dezelfde dag een online bijeenkomst plaats waar alsnog alle genodigden aan deel kunnen nemen.

Van een live event naar een online event

Om tot de beslissing te komen om van je live event een online event te maken, is het verstandig om je gestelde doelen goed in je achterhoofd te houden, want behaal je die nog steeds als je een online event organiseert? Verder moet je eraan denken dat de spanningsboog van je deelnemers korter is als ze naar een beeldscherm kijken en dat je daarom het programma moet verkorten. Ook extra aandacht besteden aan de online deelsessies is van belang, want wie komt met wie in een kamer, zodat er op zijn minst een goede discussie kan ontstaan? Als laatste en misschien wel het belangrijkst, welk platform ga je gebruiken? Wordt het Zoom, Jitsi, Skype of toch een ander? Wij zelf hebben inmiddels veel positieve ervaringen met Zoom.

Door dit proces met de Nierstichting doorlopen te hebben, kunnen we concluderen dat een online event goed past om de doelstellingen te realiseren en dat de internationale deelnemers goed op de hoogte gebracht kunnen worden over het ‘Kidney Health Initiative (KHI)’.

De spanning wegnemen

We merken dat veel organisaties het best spannend vinden om echt met online events aan de slag te gaan. Neem als voorbeeld het Ministerie van Defensie. Zij zouden in april voor de derde keer de ‘Europadag’ organiseren met als thema het Europees Defensiefonds. Dit wordt nu verschoven naar mei, waardoor ze meer tijd hebben om de jaarlijkse bijeenkomst goed voor te bereiden. Doordat wij de afgelopen tijd zelf een aantal online trainingen en masterclasses hebben georganiseerd, konden wij gelukkig een deel van die spanning wegnemen. Zowel op inhoudelijk gebied als ook aan de praktische kant.

Online congres of bijeenkomst organiseren?

Wij denken graag met je mee

Wij bespreken graag samen met jou wat de juiste oplossing is voor je event, zodat jij, het bedrijf en de deelnemers alsnog het maximale uit de bijeenkomst kunnen halen. Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies.