Online event presenteren: dit is de truc
Heb je nog niet eerder als gespreksleider gewerkt? Of is het werken met Zoom of een andere online vergadertool nieuw voor je? Vooral bij officiële vergaderingen zoals bestuursvergaderingen, commissie- en raadsvergaderingen loont het de moeite je goed voor te bereiden als je voor het eerst online gaat vergaderen. Maar ook een online event presenteren gaat een stuk beter met de juiste voorbereiding. In dit artikel geef ik je daar een paar praktische tips voor.
Aan de slag met online meetings hosten?
Je wil graag al je online meetings soepel laten verlopen. En ook voor digitale events ga je aan de slag om ze zo soepel mogelijk te laten verlopen. Schrijf je daarom in voor de e-learning: ‘Effectief vergaderingen leiden’. Met deze 6-delige online training krijg je praktische handvatten om direct jouw vergadering te optimaliseren.
Tip 1: werk met een gedetailleerd draaiboek
Als een groot aantal deelnemers meedoen aan jouw online event is het slim vooraf een draaiboek te maken. Zo’n grote online meeting wordt al snel vergelijkbaar met een TV-uitzending. Denk dus aan je spreektekst, werkvormen en eventueel de camera-standpunten. Het draaiboek, met beoogde tussentijden en een openings- en slottekst, zorgt ervoor dat je vooraf al goed hebt doordacht wat je zegt en wanneer. Houd dit draaiboek bij de hand. Maar let op, probeer wel vooral bezig te zijn met je sprekers of de deelnemers in je meeting. Dat is waar het uiteindelijk om gaat!
Tip 2: Goed oefenen
Oefen minimaal 2 keer vooraf de start van je online eventprogramma. Tijdens de doorloop van het programma ontdek je waar zaken handiger, logischer en mooier kunnen. Begin je met de audio-check voor of na het welkom? Waar leg je de papieren neer? Laat je iemand anders de techniek bedienen of doe je dat zelf om echt de controle te behouden? Het gaat hier niet alleen om de technische doorloop maar ook om het inschatten en visualiseren van hoe de Q&A, de paneldiscussie of je digitale debat waarschijnlijk zal verlopen.
Tip 3: primacy & regency
In de overtuigtheorie kennen we het begrip primacy & regency. Bij het presenteren van een online event geldt ook dat begin en eind belangrijk zijn. Besteed vooral aandacht aan het eerste en laatste deel van jouw online event. De inleiding is vaak het moeilijkste omdat je aan zoveel dingen tegelijk moet denken. Jouw deelnemers druppelen langzaam één voor één binnen en willen graag even testen of hun geluid werkt. Slim, alleen ontstaat er daardoor een wat rommelige start. Maak daarom onderscheid tussen de binnenkomst (entree-fase) en de echte start van de meeting. Of kies ervoor om juist een webinar te organiseren, waarin je een vast panel hebt en deelnemers vooral meekijken en meeluisteren.
Tip 4: het juiste gereedschap.
In Zoom en in veel andere programma’s kun je als host de microfoons van alle deelnemers bij binnenkomst op mute zetten. Dit maakt de start al een stuk rustiger. De deelnemers kunnen zelf hun microfoon weer unmuten. Zo hebben ze direct die belangrijke knop ook ontdekt! Oefen ook in Zoom met het opdelen en eventueel herverdelen van mensen in de break-out rooms. Hier kunnen ze in kleinere groepjes brainstormen of voorbereiden en één woordvoerder afspreken.
Denk ook aan jouw eigen camera, je belichting en de kwaliteit van de audio. Alles moet erop gericht zijn dat jij als online meeting host of moderator goed te zien en te horen bent. Maar het belangrijkste is dat jij op moment suprême zelfverzekerd de online meeting kunt leiden. Door een aantal keer oefenen voel jij je vertrouwt met de stof en de techniek. Je zal zien dat bij de 2e keer oefenen het al een stuk beter gaat.
Infographic: handvatten voor je deelname aan een online event
Bekijk hier de praktische tips die je gaan helpen om jouw deelname aan een online event te perfectioneren! Download gratis onze handige infographic en deel het met jouw vergaderdeelnemers. Zo weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan in jouw online meeting.
Tip 5: een online event presenteren met grote groepen
Een andere keuze die je kunt maken is of je mensen per persoon toelaat of vanzelf de meeting laat binnenkomen. Het voordeel van per persoon toelaten is dat je als voorzitter diegene persoonlijk welkom kunt heten. Je ziet dan door de reactie direct of het beeld en geluid in orde is. Het welkom per persoon kan ook kort en snel gedaan worden zoals je als voorzitter zou doen als je bij de deuropening van de vergaderzaal zou staan.
Het hosten van een online meeting bij grotere groepen
Bij grotere groepen is dat niet goed te doen omdat dat te lang duurt en wacht je tot iedereen er is. Bij Zoom kun je mensen ook al toestaan eerder aanwezig te zijn dan de host. Zo kunnen mensen al eerder en uitgebreider beeld, geluid en hun knoppen testen. Ook kan iemand aanwezig zijn die de deelnemers wegwijs maakt als dat nodig is. Een voordeel is ook dat de deelnemers die eerder zijn dan onderling al even met elkaar kunnen spreken of chatten via de chatfunctie. Het chatten kan in de groep of 1 op 1. Dit lijkt op de situatie dat mensen zich al verzamelen nog voordat de voorzitter in de vergaderkamer aanwezig is.
Tip 6: geniet van het moment
Je ziet de deelnemers binnenkomen en je maakt je klaar voor het welkom en de inleiding. Het grote voordeel van online vergaderen met beeld en geluid is juist dat iedereen elkaar kan zien. Maak daar dus op positieve wijze gebruik van! Probeer ontspannen te kijken en te spreken en straal rust uit. Een goede zithouding helpt daarbij. Zorg dat de camera op de juiste hoogste staat. Vaak helpt het om de positie van de laptop te verhogen met een stapel boeken. Zet daarnaast beide voeten stevig op de grond. Beweeg de tenen en voel het gewicht van je voeten op de grond. Je zult aangenaam verbaasd zijn dat direct ook je stem en ademhaling verandert.
Host je juist een webinar? Stel dat je panel-leden op hun gemak. Zij vinden het ongetwijfeld net zo spannend om misschien nog wel spannender dan jij!
