Vergaderen

Jouw allereerste online meeting hosten? Zo doe je dat!

DEEL DIT ARTIKEL VIA:

Jouw allereerste online meeting hosten? Zo doe je dat!

Alle begin is moeilijk. Heb je nog niet eerder als voorzitter met Zoom of een andere online vergadertool gewerkt? Vooral bij officiële vergaderingen zoals bestuursvergaderingen, commissie- en raadsvergaderingen loont het de moeite je goed voor te bereiden als je voor het eerst online gaat vergaderen. Er zijn een aantal handigheidjes die het voorzitterswerk makkelijker en overzichtelijker maken. Deze zijn ook los te vinden op YouTube maar het is ook prettig deze eens op een rijtje onder elkaar te zien. We kozen er een aantal uit. Met deze tips moet het al een stuk beter gaan.

Laat jouw vergaderdeelnemers weten wat de online vergader-etiquette is!

Wil jij effectief vergaderingen leiden?

Herken je dit: (online) vergaderingen die uitlopen en altijd dezelfde deelnemer die zijn zegje wil doen. Wil jij snel en efficiënt leren hoe je deze situatie kunt voorkomen? Schrijf je in voor de e-learning: ‘Effectief vergaderingen leiden’. Met deze 6-delige online training krijg je praktische handvatten om direct jouw vergadering te optimaliseren.

1. Maak een draaiboek voor jouw online meeting

Heeft jouw belangrijke vergadering een groot aantal deelnemers? Dan is het slim vooraf een draaiboek te maken. Zo’n grote online meeting wordt al snel vergelijkbaar met een TV-uitzending compleet met spreektekst, tijdspad en camera-standpunten. Het draaiboek, met beoogde tussentijden en een openings- en slottekst, zorgt ervoor dat je vooraf al goed hebt doordacht wat je zegt en wanneer. Houd dit draaiboekje van meestal 2 of 3 A4-tjes bij de hand. Maar let op, probeer je vooraf bedachte teksten wel zo los en natuurlijk mogelijk te vertellen.

2. Oefenen, oefenen en oefenen

Repeteer minimaal 2 keer vooraf de entreefase en officiële start. Tijdens de doorloop van het programma ontdek je waar zaken handiger, logischer en mooier kunnen. Begin je met de audio-check voor of na het welkom? Waar leg je de papieren neer? Laat je iemand anders de knoppen bedienen of doe je dat zelf om in control te blijven? Het mondeling in hoog tempo doornemen van een vergadering van een uur kost zelf ook al snel een uur. Het gaat hier niet alleen om de technische doorloop maar ook om het inschatten en visualiseren van hoe het een en ander waarschijnlijk zal gaan.

Besteed aandacht aan het hosten van het begin en einde van de online meeting

Besteed vooral aandacht aan het eerste en laatste deel van de meeting. De inleiding is vaak het moeilijkste omdat je aan zoveel dingen tegelijk moet denken. Jouw deelnemers druppelen langzaam één voor één binnen en willen graag even testen of hun geluid werkt. Slim, alleen ontstaat er daardoor een wat rommelige start. Maak daarom onderscheid tussen de binnenkomst (entree-fase) en de echte start van de meeting.

Handige tools bij het hosten van grote online meetings

In Zoom en in veel andere programma’s kun je als host de microfoons van alle deelnemers bij binnenkomst op mute zetten. Dit maakt de start al een stuk rustiger. De deelnemers kunnen zelf hun microfoon weer unmuten. Zo hebben ze direct die belangrijke knop ook ontdekt! Oefen ook in Zoom met het opdelen en eventueel herverdelen van mensen in de break-out rooms. Hier kunnen ze in kleinere groepjes brainstormen of voorbereiden en één woordvoerder afspreken. Handig bij bijvoorbeeld een heidag met een groot team of een commissievergadering waar een schorsing wordt gevraagd en één politieke fractie tussendoor wil overleggen.

Het belangrijkste is dat jij op moment suprême zelfverzekerd de online meeting kunt leiden. Door een aantal keer oefenen voel jij je vertrouwt met de stof en de techniek. Je zal zien dat bij de 2e keer oefenen het al een stuk beter gaat.

3. Stuur de deelnemers vooraf instructie en vergaderetiquette

In de voorbereiding helpt het ook enorm als de deelnemers al duidelijke instructies hebben gekregen. Laat jouw vergaderdeelnemers weten wat de online vergader-etiquette is! Stuur deze bij de agenda die de deelnemers vaak ook vooraf toegezonden krijgen. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.

Wil jij het perfecte voorbeeld van een vergaderagenda zien? Lees het artikel hier hoe jij ook zo’n agenda kunt opstellen.

Infographic: 7 handige tips voor het voorbereiden op jouw online leerervaring

Laat je inspireren door onze online vergaderinstructies! Download gratis onze handige infographic en deel het met jouw vergaderdeelnemers. Zo weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan in jouw online meeting.

Het voordeel van per persoon toelaten is dat je als voorzitter diegene persoonlijk welkom kunt heten

4. Per persoon welkom heten

Een andere keuze die je kunt maken is of je mensen per persoon toelaat of vanzelf de meeting laat binnenkomen. Het voordeel van per persoon toelaten is dat je als voorzitter diegene persoonlijk welkom kunt heten. Je ziet dan door de reactie direct of het beeld en geluid in orde is. Het welkom per persoon kan ook kort en snel gedaan worden zoals je als voorzitter zou doen als je bij de deuropening van de vergaderzaal zou staan.

Het hosten van een online meeting bij grotere groepen

Bij grotere groepen is dat niet goed te doen omdat dat te lang duurt en wacht je tot iedereen er is. Bij Zoom kun je mensen ook al toestaan eerder aanwezig te zijn dan de host. Zo kunnen mensen al eerder en uitgebreider beeld, geluid en hun knoppen testen. Ook kan iemand aanwezig zijn die de deelnemers wegwijs maakt als dat nodig is. Een voordeel is ook dat de deelnemers die eerder zijn dan onderling al even met elkaar kunnen spreken of chatten via de chatfunctie. Het chatten kan in de groep of 1 op 1. Dit lijkt op de situatie dat mensen zich al verzamelen nog voordat de voorzitter in de vergaderkamer aanwezig is.

5. Let op je mimiek en houding

Ontspan! Terwijl je begint met de online meeting tuur je ongetwijfeld ingespannen naar je beeldscherm. Je ziet de deelnemers binnenkomen en je maakt je klaar voor het welkom en de inleiding. Het grote voordeel van online vergaderen met beeld en geluid is juist dat iedereen elkaar kan zien. Maak daar dus op positieve wijze gebruik van! Probeer ontspannen te kijken en te spreken en straal rust uit. Een goede zithouding helpt daarbij. Zorg dat de camera op de juiste hoogste staat. Vaak helpt het om de positie van de laptop te verhogen met een stapel boeken. Zet daarnaast beide voeten stevig op de grond. Beweeg de tenen en voel het gewicht van je voeten op de grond. Je zult aangenaam verbaasd zijn dat direct ook je stem en ademhaling verandert.

Nemen jouw zenuwen de overhand? In de onderstaande YouTube video geeft trainer Marie Maessen tips hoe je meer rust krijgt in jouw presentatie. Met wat simpele oefeningen voel je je vanzelf meer ontspannen. Goede vruchtbare vergadering toegewenst!

SLIM EN DAADKRACHTIG JOUW VERGADERING LEIDEN?

Ontdek onze training Vakkundig voorzitten

Ben jij de voorzitter tijdens een vergadering? Hoe gaat de besluitvorming? Word iedereen gehoord? Heb jij de controle over de vergadering? Tijdens de tweedaagse training Vakkundig voorzitten leer je slimme en praktische trucs die je direct kunt toepassen in jouw vergadering.

DIT ARTIKEL IS GESCHREVEN DOOR:

Arthur Noordhuis
1 april 2020

GERELATEERDE ARTIKELEN

MEEST BEKEKEN VIDEO’S



X