Drie tips voor een succesvol online event
Nu het er naar uitziet dat we waarschijnlijk tot het voorjaar te maken zullen hebben met stevige Coronabeperkingen overwegen veel organisaties om een of meerdere online evenementen te organiseren. Op die manier kan contact gehouden worden met stakeholders en kunnen belangrijke en interessante ontwikkelingen gedeeld en besproken worden. Hier drie tips op basis van de vele online-bijeenkomsten die ik sinds dit voor jaar heb mogen modereren die jou kunnen helpen op weg naar een succesvolle bijeenkomst.
- Zend uit vanuit een professionele locatie
De basis voor succes van een online bijeenkomst is een goede studio met professioneel licht, geluid en camerawerk. Wil je dat je publiek aangehaakt blijft voor langer dan een uur dan is dit een absolute voorwaarde. Een event is meer dan een ZOOM-vergadering. Als je wil dat jouw boodschap beklijft en je publiek niet alleen inlogt maar ook daadwerkelijk je programma volgt dan moet je ze iets voorschotelen dat er professioneel uitziet. Vergelijk het met een normaal congres. Ook daar zoek je naar een aantrekkelijke locatie, een goede zaalinrichting en fatsoenlijke catering. Bij een online bijeenkomst draait alles om goede technische ondersteuning.
- Houd je programma kort en krachtig
Inmiddels hebben we allemaal ervaren hoe zwaar het is om de hele dag naar je scherm te turen tijdens online vergaderingen. De aandacht en het enthousiasme verslapt al snel. Een online event verdient dan ook een andere benadering dan een live event. Een fysieke bijeenkomst is in zekere zin een uitje. Daarnaast heb je reistijd. Vandaar dat fysieke bijeenkomsten al snel minimaal een dagdeel duren. Anders is het niet de moeite waard om de auto of de trein in te stappen. En daardoor heb je ook ruimte in je programma voor langere lezingen en wellicht een leuk intermezzo. Zo werkt het niet met online bijeenkomsten. De drempel om af te haken is extreem laag en afleiding ligt continu op de loer. Kies dus voor een programma van maximaal 2½ uur en zorg er voor dat alle programmaonderdelen relevant zijn voor je publiek.
- Betrek je publiek
Een goede manier om je publiek aangehaakt te houden is door ze een rol te geven in je programma. Vervang presentaties voor interviews en geef de kijker de kans om vragen te stellen of te stemmen via polls. Interviews zijn dynamischer dan presentaties en door goede vragen te stellen wordt de informatieoverdracht compacter en gerichter. Door af en toe een poll te houden onder de deelnemers laat je zien dat mensen toch als groep ‘aanwezig’ zijn en een rol hebben. De uitslag van de polls worden besproken met de gasten in de studio. Twee voorbeelden uit de verschillende mogelijkheden die je als organisator hebt om in je programmering er voor te zorgen dat je de deelnemers aan je event meer zijn publiek op afstand.
Bonustip
Ik kan het niet nalaten toch nog even het belang van een goede moderator of dagvoorzitter te benoemen. Nog veel meer dan bij een fysieke bijeenkomst is het van belang dat je online bijeenkomst aan de ene kant strak en professioneel wordt geleid, maar tegelijkertijd ook een positieve en losse uitstraling heeft. De dagvoorzitter heeft daar een doorslaggevende rol in. Op zoek naar een professionele dagvoorzitter? Klik hier
Roderik van Grieken
Een goede manier om je publiek aangehaakt te houden is door ze een rol te geven in je programma.
