Praktische tips voor presenteren met Powerpoint

Behoor jij tot die groep mensen die in de voorbereiding van een presentatie vooral bezig is een mooie powerpoint in elkaar te klussen? Dan moet je dit artikel absoluut even lezen. In de meeste gevallen leidt deze methode namelijk tot een presentatie waar je publiek moeilijk de aandacht bij kan vasthouden. Je verhaal zal snel vergeten worden. Hoe je Powerpoint wel kunt inzetten voor een knalgoed verhaal? Dat lees je hier.

Welke tekst zet je op je sheet?

De belangrijkste fout die gemaakt wordt wanneer mensen powerpoint gebruiken bij het vertellen van een verhaal is dat de powerpoint het verhaal wordt. Dat wil zeggen dat alles dat de spreker wil vertellen wordt opgenomen in de powerpoint. Zie hier een voorbeeld van een sheet die daar het resultaat van is.

Feitelijk is de enige taak van jou als spreker nog het voorlezen van de sheets. Maar ja, dan had je de sheets net zo goed kunnen opsturen in plaats van ze voor te lezen. Het alternatief bij dit soort sheets is dat je op een andere manier iets vertelt over wat er op de sheets staat. Maar ook dan zal je boodschap maar voor de helft overkomen. Mensen zullen het lezen van de sheets gaan combineren met het luisteren naar je verhaal waardoor allebei maar half overkomen.

Wat kan er dan beter?

Veel beter kun je deze sheet gebruiken als spreekkaart: een geheugensteun voor jezelf die je publiek niet hoeft te zien. Wat je wel laat zien zijn per bullet de kernwoorden van de boodschap. De rest kun je vertellen. De sheet zou er dan zo uit kunnen zien.

Op die manier geeft de sheet wat structuur aan het verhaal dat je vertelt. Wat belangrijk is, is dat de bullets één voor één in beeld komen op het moment dat je ze bespreekt. Op die manier houd je je verhaal spannend. Als alle bullets direct in beeld verschijnen dat verklap je eigenlijk al wat je gaat vertellen. Het leidt ook af. Grote kans dat de zaal alvast gaat nadenken over wat je gaat vertellen bij bullet 2 terwijl je nog aan het praten bent over bullet 1.

Wanneer je grafieken of tabellen gebruikt

Wanneer je gebruik gaat maken van grafieken is het helemaal belangrijk dat je alleen laat zien wat de essentie van jouw grafiek is. Wat wil je dat mensen onthouden? Vaak laat een spreker een grafiek zien die voor hemzelf gesneden koek is omdat hij er in de voorbereiding al uitgebreid naar gekeken heeft. Maar je publiek ziet diezelfde grafiek voor het eerst. De meeste grafieken kosten een paar minuten om te begrijpen. Al die tijd dat de mensen jouw grafiek aan het bestuderen zijn wordt er niet naar je verhaal geluisterd. Zie hier een voorbeeld.

Veel beter kun je als spreker jezelf in de voorbereiding de vraag stellen wat nu de essentie is die mensen uit een sheet moeten meenemen. Als dat in dit geval bijvoorbeeld is dat de Installatiesector als geheel het afgelopen jaar met 7% is gegroeid en dat dat vooral te danken is aan de groei van de W-installateurs zet dat dan in een sheet.

Houd het overzichtelijk

In deze sheet ziet je publiek in één oogopslag wat de centrale boodschap is. Vergeet niet dat over het algemeen mensen zich na afloop van jouw presentatie sowieso maar maximaal 10% zullen onthouden van wat je verteld hebt. Door je belangrijkste kernboodschappen kort en bondig op je sheets te zetten bevorder je de kans dat mensen ze daadwerkelijk onthouden.

Een andere manier om er voor te zorgen dat jouw verhaal centraal staat en niet je powerpoint is door per onderdeel van je verhaal een sheet te maken met daarop de belangrijkste vraag die je in dat onderdeel van je betoog gaat beantwoorden. Terwijl je je verhaal vertelt staat die sheet in beeld. Dit geeft je publiek inzicht in de essentie van wat je op dat moment aan het doen bent. Aan het einde van het blok breng je een sheet in beeld die kort samenvat wat je net verteld hebt. Op die manier is je verhaal leidend en gebruik je je sheets als kader en samenvatting.

Conclusie

Met deze aanpassingen zorg je er voor dat je daadwerkelijk een presentatie geeft in plaats van dat je niet meer doet dan het klikken door een powerpoint. Je zal zien dat je de aandacht veel beter weet vast te houden en mensen zich na afloop meer zullen kunnen herinneren van jouw verhaal.