Kom niet te snel met je oplossing!

Wanneer we anderen proberen te overtuigen van onze ideeën zijn we geneigd om vooral veel te praten over alle voordelen van ons plan. Maar vaak is dat niet verstandig. Beter is het om eerst uitgebreid tijd te besteden aan het benoemen van het probleem waar we op dit moment tegenaan lopen. Pas als degenen die je probeert te overtuigen inzien en voelen dat er op dit moment iets niet goed gaat wordt jouw plan interessant om naar te luisteren.

Stel dat je mensen binnen jouw organisatie er van wil overtuigen dat er duidelijke en bindende regels moeten komen over thuiswerken waarbij iedereen in ieder geval op maandag verplicht op kantoor moet zijn. De voordelen van dit plan zijn wat jou betreft dat het rust geeft binnen de organisatie en dat er in ieder geval één dag is dat er vergaderingen gepland kunnen worden. Wanneer je je plan op deze manier presenteert loop je de kans dat je direct tegen weerstand aanloopt. Bijvoorbeeld van collega’s die het overdreven of vervelend vinden om met strakke regels te werken. Of mensen die nu juist graag op maandag thuis willen werken. Deze mensen haken misschien al heel snel af tijdens je presentatie.

Wat nu als je met het probleem begint?

Wat nu als je, voordat je je jouw oplossing presenteert (bindende regels en op maandag op kantoor werken), eerst uitgebreid de tijd neemt om te benoemen tegen welke problemen de organisatie, en dus ook diegenen die je probeert te overtuigen, aanlopen. Geef voorbeelden van de enorme hoeveelheid tijd die iedereen kwijt is om een fysiek overleg te plannen en de irritatie die dat oplevert. De inefficiëntie van vergaderingen waar de helft fysiek en de helft online aanwezig is. Benoem een aantal recente gevallen waar projecten zijn vastgelopen omdat er, doordat er geen vaste overleggen meer zijn, onnodig veel miscommunicatie is geweest met een eindeloze mailstroom en ingelaste bilaterale overleggen tot gevolg die iedereen extra werk en irritatie bezorgen. Kies heel bewust voorbeelden die diegenen die je wil overtuigen herkennen en waar zij zelf ook veel last van hebben.

Zodra je het gevoel hebt dat iedereen aandachtig naar je luistert omdat je een probleem aankaart dat relevant voor hen is benoem je de oorzaak van het probleem: geen of onduidelijke afspraken over wanneer collega’s op kantoor moeten zijn. En dan pas kom je met jouw voorstel voor duidelijke afspraken en de verplichte maandag-kantoordag. Het zal zeker niet zo zijn dat iedereen nu in één keer wel enthousiast is over je plan maar in ieder geval heb je wel bereikt dat het vraagstuk relevant is geworden en dat jij een concrete oplossing voorlegt. De critici zullen nu met een beter verhaal moeten komen om jouw plan van tafel te vegen. Het argument dat mensen niet van regels houden of graag op maandag thuis werken is wat minder relevant geworden. Er is immers wel een gezamenlijk gevoeld probleem dat opgelost moet worden!