Vergaderen

Hoe kun je effectief online vergaderen?

DEEL DIT ARTIKEL VIA:

Hoe kun je effectief online vergaderen?

Een online vergadering kan al snel een chaos worden. Iedereen praat door elkaar, dwaalt af of zegt helemaal niks. Wat dat betreft lijkt online vergaderen erg op offline vergaderen. Ben je door de Corona-crisis of door tijd en afstand gedwongen om anders te vergaderen? Online vergaderen kan via de telefoon, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Facetime, of wat je ook maar gebruikt. Als je zo vergadert is het extra belangrijk om te letten op vergaderregels die zorgen voor duidelijkheid en structuur.

Nog belangrijker is dat iedereen zich goed voorbereid en dat de vergadering strak wordt geleid.

Als voorzitter kun jij het verschil maken

Als voorzitter heb jij impact op de online vergadering. Daar kun je slim gebruik van maken. Ga aan de slag met een goede agenda, een concrete aankondiging en motiveer met de juiste sfeer. Schrijf je in voor de e-learning ‘Effectief vergaderingen leiden’ en maak zo het verschil.

De regels van het online vergaderen

Je zult al snel merken dat het bij online vergaderen nog belangrijker is dat iedereen zich goed voorbereid en dat de vergadering strak wordt geleid. Hoe groter de groep, hoe belangrijker dit wordt. Je zou kunnen zeggen dat de regels die voor alle vergaderingen gelden nog belangrijker worden en dat er voor de heldere communicatie een paar regels aan moeten worden toegevoegd om echt effectief online te kunnen vergaderen.

Gestructureerd werken is extra belangrijk bij online vergaderen. Zowel bij de opening, de agendapunten, de rondvraag als de afsluiting. Onderstaande tips zijn makkelijk toe te passen, maar leveren een grote bijdrage aan effectief online vergaderen. Hier 4 tips om effectief online te vergaderen.

Tip 1: Zorg voor een heldere online vergaderagenda

Vermijd lijstjes met enkel trefwoorden. Zorg als voorzitter voor een goed doordachte agenda alsof het deels een draaiboek is met verschillende scenario’s. Let op tijdsduur en spanningsboog en maak het bij online vergaderen niet te lang. Een heldere vergaderagenda zorgt ervoor dat je bij elk punt dat je bespreekt in ieder geval drie dingen van te voren hebt bepaald.  Dit is het zogenaamde Wat, Waarom en Hoe van elk agendapunt.

Ten eerste: Wat is het onderwerp?

Zorg bij elk agendapunt voor een helder afgebakend onderwerp van de bespreking. Liefst al in een pakkende vraag of in deelvragen.

Ten tweede: Waarom wil je dit onderwerp bespreken?

Stel vast wat het doel is van de bespreking. Wil je een discussie met elkaar aangaan, informatie delen of wil je een besluit nemen? Stel dat van te voren vast. Is iets enkel informatief of geven we advies? Dit maakt het ook makkelijker voor de voorzitter om in te grijpen.

Ten derde: Hoe wil je dit bespreken?

Wat is de werkvorm? Je bent natuurlijk beperkt in je werkvormen omdat je niet allemaal bij elkaar zit. Dat maakt discussiëren of de Post-it of Flipovermethode lastiger. Afhankelijk van de tools die je tot je beschikking hebt kun je wel werken met rondjes, hand opsteken en op een scherm zaken in kaart brengen. Als je alle deelnemers goed kunt zien op je scherm, kun je als voorzitter vragen aan mensen om te reageren met duimpjes, ja-knikken of nee-schudden.

Benieuwd hoe zo’n perfecte vergaderagenda eruit ziet? Lees het artikel een 100% efficiënte vergaderagenda hier.

Tip 2: Kondig elke online vergaderdeelnemer aan

Als voorzitter is het belangrijk dat je er in het begin voor zorgt dat iedereen die deelneemt aan de vergadering, zijn of haar naam laat noemen. Dit is ook direct een check om te kijken of alle verbindingen het goed doen. Dit is vooral belangrijk als mensen elkaar en elkaars stem niet goed kennen.

Voorbeelden van aankondigingen tijdens het online vergaderen

Tim? Hallo, hier Tim. Anita?  Ja hier Anita.  Dirk? Yeah, Dirk is in tha house!! Eh, ja, hallo, Dirk.

Bij verbindingen zonder beeld is het ook belangrijk dat degene die iets wil zeggen zijn naam eerst even noemt. “Hier Nick, ik heb daar een vraag over. “Voorzitter: Wat is je vraag Nick?”

Maar de aankondiging is ook voor de deelnemer relevant. Want als je eerst vertelt wat je gaat vertellen, is dat voor de toehoorder makkelijker om je te volgen. Bijvoorbeeld: “Ik heb twee vragen en een opmerking op dit punt.” Hierdoor weten de andere deelnemers wat je gaat zeggen, kunnen ze je beter volgen en word je minder snel onderbroken.

Thuis werken en online vergaderen

Wil jij de handige tips terug zien in de video? Bekijk onze video, natuurlijk ook vanuit huis.

Tip 3: Beperk je tot het noodzakelijke in het online vergaderen

Online vergaderen is intensief. Het vergt vaak meer energie voor de deelnemers dan normale vergaderingen. Bedenk daarom vooraf goed na wat je wel en wat je niet gaat inbrengen. Door de agendapunten kernachtig te bespreken en behandelen blijft er ook de vaart in de vergadering. Onderwerpen die slechts deels raak vlakken hebben met het hoofdonderwerp, kunnen ook via andere wegen besproken worden. Denk aan telefoon of mail.  Een goed moment om deze tip ook toe te passen is de rondvraag. Door de rondvraag kort te houden en alleen nog noodzakelijke dingen in te brengen, zal de online vergadering zeker een effectiviteitsslag maken.

 

Tip 4: Zorg voor een goede afsluiting van het online vergaderen

Een goede afsluiting zorgt voor een afgerond gevoel. Noem bijvoorbeeld als voorzitter alle genomen besluiten en acties nog een keer op, zodat iedereen met frisse moed verder kan. Daarbij weet iedereen precies wat hij moet doen en wat er van hem wordt verwacht. Zorg dus voor een heldere actie- en besluitenlijst.

Voorbeeld van een goede afsluiting

Eindig natuurlijk met woorden van hoop en moed en misschien zelfs humor zodat iedereen uitkijkt naar de volgende online meeting! Bijvoorbeeld een verwijzing naar het beroemde lied van Vera Lynn.

“Hiermee komen we aan het eind van de vergadering. Dank allemaal voor jullie inbreng. En zoals Vera Lynn zou zeggen:

We’ll meet again
Don’t know where
Don’t know when
But I know we’ll meet again some sunny day
Keep smiling through
Just like you always do
‘Till the blue skies drive the dark clouds far away.”

WERKEN AAN JOUW ONLINE & OFFLINE VERGADERSKILLS?

Ontdek de training Vakkundig voorzitten

Werken aan jouw besluitvaardigheid? En wil je jouw vergaderdeelnemers motiveren, zonder dat ze te veel ruimte innemen? Ontdek de training Vakkundig voorzitten en weet de hele vergadering te transformeren naar een niet te missen bijeenkomst.

DIT ARTIKEL IS GESCHREVEN DOOR:

Timothy Vermeer
14 april 2020

GERELATEERDE ARTIKELEN

MEEST BEKEKEN VIDEO’S



X