Presenteren

5 praktische tips voor een succesvolle bijeenkomst

DEEL DIT ARTIKEL VIA:

Praktische tips voor een succesvolle bijeenkomst

Als ervaren dagvoorzitters geven we natuurlijk advies over verschillende aspecten van een bijeenkomst. Ten eerste denken we inhoudelijk mee over het programma en de sprekers. Natuurlijk kijken we ook naar de structuur van het programma en de podiumtijden. Ten derde letten we op de juiste sfeer voor jouw programma. Kijk hieronder voor 5 praktische tips die gaan zorgen voor een succesvolle bijeenkomst.

1. Gebruik een podiummonitor

Wil je voorkomen dat je keynote speaker het grootste deel van zijn verhaal met zijn rug naar de zaal staat? Zorg dan voor een podiummonitor waar jouw spreker de sheets kan zien die achter hem of haar staan geprojecteerd. Op die manier blijft de houding van de spreker op de zaal gericht. Hetzelfde geldt tijdens een paneldiscussie met sheets. Niets is zo vervelend als sprekers die houvast zoeken op het grote scherm dat achter hen staat. Ze zouden juist de connectie met het publiek moeten zoeken. Als organisator kun je hen op deze manier een handje helpen.

2. Laat de spreektijd voor de spreker meelopen.

Komt je programma in de knel doordat sprekers uitlopen? Help jouw sprekers en jezelf door voor de spreker zichtbaar een klok mee te laten lopen met de hem resterende spreektijd. Sprekers zijn zich vaak niet bewust van tijd, een zogenaamde afkijkklok helpt je sprekers. Zij gaan namelijk op in hun verhaal en willen hun boodschap zo goed en volledig mogelijk brengen. Maak dus vooraf goede afspraken over de beschikbare spreektijd en bewaak deze met een klok op het podium. Bijvoorbeeld via de podiummonitor van de eerste tip. Vrijwel alle aanbieders van podiumtechniek, zoals bijvoorbeeld HD-rent, hebben deze techniek in huis.

3. Bezuinig nooit op de pauze

Hoe interessant je programma ook is: je bezoekers hebben behoefte aan pauze. Voor koffie, toiletbezoek, een telefoontje, checken van mail maar vooral om te netwerken. Niemand zal het je kwalijk nemen wanneer de paneldiscussie met tien minuten wordt ingekort. Maar er zal wel irritatie ontstaan wanneer de pauze van een halfuur naar een kwartier wordt ingekort om in te lopen op het programma.

Laat je inspireren door de werkvormen van het debatinstituut

Bekijk onze tips voor het inrichten jouw programma. Met deze werkvormen van het Nederlands Debat Instituut kun je een eerste start maken om jouw programma inhoudelijk, gestructureerd en in de juiste sfeer te laten verlopen.

4. Ruim tijd in voor het verplaatsen van mensen

Eén van onze handelsmerken is dat de bijeenkomsten waar wij een dagvoorzitter leveren op de afgesproken tijd zijn afgelopen. Voor bezoekers is dat heel belangrijk. Het grootste uitlooprisico zit in onvoldoende gereserveerde tijd voor het verplaatsen van mensen. Bij een bijeenkomst van honderd bezoekers die om 9:30 moet beginnen zal uiterlijk om 9:15 begonnen moeten worden met het actief aanmoedigen van mensen om plaats te nemen. Tussen het plenaire programma en de workshops moet minimaal vijftien minuten worden ingeruimd voor het verplaatsen van a naar b.

5. Maak netwerken makkelijk

Eén van de belangrijkste redenen waarom mensen naar een congres of symposium gaan is om te netwerken. Als je dit tijdens het programma en in de pauzes goed faciliteert  dan zal dit gewaardeerd worden. Goede naambadges, een lijst met aanwezigen bij het programma, een netwerk-app, een meetingpoint. Het zijn allemaal middelen om het contact tussen je bezoekers te bevorderen.

Met deze 5 praktische tips ga je een succesvolle bijeenkomst tegemoet.

JOUW EVENT LATEN PRESENTEREN DOOR EEN ERVAREN DAGVOORZITTER?

Maak kennis met onze dagvoorzitters.

Op zoek naar een debatleider, presentator, moderator of dagvoorzitter? Van begin tot eind maken wij van jouw evenement een groot succes. Wij denken graag met je mee en geven altijd vrijblijvend advies.

DIT ARTIKEL IS GESCHREVEN DOOR:

Nick Schoemaker
17 maart 2020

GERELATEERDE ARTIKELEN

MEEST BEKEKEN VIDEO’S



X