Vergaderen

De 3 belangrijkste taken bij het voorzitten van de vergadering

DEEL DIT ARTIKEL VIA:

De 3 belangrijkste taken bij het voorzitten van de vergadering

Vergaderen, we hebben er allemaal mee te maken. De meeste deelnemers zitten de vergadering gewoon uit. Dat geldt niet voor de voorzitter, die heeft een aantal belangrijke taken. Wij hebben voor jou die belangrijkste taken bij het voorzitten van de vergadering op een rij gezet.

Naast inspireren en motiveren is het ook het moment om de sfeer van de vergadering te bepalen.

Ontwijk de 5 grootste vergadervalkuilen

Word jouw agenda nagestreefd tijdens de vergadering? En hoe staat het met de sfeer? Als voorzitter kan jij daar invloed op uitoefenen. Daar zijn een aantal slimme trucs voor en die leer je in onze e-learning Effectief vergaderingen voorzitten. Ga direct aan de slag met deze praktische handvatten.

1. Voorzitter denk aan de opening!

Veel voorzitters doen maar wat, zoals: “en hiermee is de vergadering geopend”. Dat is jammer! De opening is het moment om jezelf neer te zetten als voorzitter. Neem ook echt de rol van voorzitter aan. Ga er goed voor zitten, maak jezelf iets breder, kijk alle deelnemers in de vergadering aan en spreek iets lager en langzamer dan je normaal zou doen. Naast inspireren en motiveren is het ook het moment om de sfeer van de vergadering te bepalen. De opening is een belangrijke taak van de voorzitter, een moment waar de voorzitter echt invloed kan uitoefenen op de gewenste sfeer in de vergadering.

Voorbeeld van een opening

Je kunt bijvoorbeeld in de opening al aangeven dat het een volle agenda is en dat je als voorzitter er streng op zult toezien dat de deelnemers binnen de tijd en binnen het onderwerp blijven. Bekijk hieronder hoe je dat precies doet. Niks is zo belangrijk als de aandacht voor de opening van de vergadering.

2. Onder de taken van het voorzitten valt de agenda (met tussentijden)

De agenda is meer dan een lijstje met onderwerpen. Denk na over de volgorde van die onderwerpen, maar ook over de tijd die je er aan wilt besteden. Zet achter elk agendapunt eens hoeveel tijd je voor dat onderwerp wilt uittrekken. Alle deelnemers  kunnen nu zien hoeveel tijd er per agendapunt is uitgetrokken.  Een voordeel hierbij is dat de voorzitter niet als enige op de tijd moet letten, iedere deelnemer in de vergadering is nu verantwoordelijk en kan de voorzitter helpen om binnen de afgesproken tijd te blijven.

Een doelmatige vergadering zo doe je dat:

Meer tijd nodig?

Als blijkt dat een onderwerp toch meer tijd nodig heeft, leg het dan als voorzitter voor aan de deelnemers. Gaan we meer tijd besteden aan dit agenda onderwerp dan vooraf bedacht? Dat kan, maar dan moeten er andere onderwerpen worden doorgeschoven. Of bespreken we dit onderwerp een volgende keer opnieuw? Het maakt niet uit wat je kiest,  als de deelnemers er maar mee instemmen.

Wil je nu inzien hoe je zo’n ramgoede vergaderagenda maakt? Lees dan het artikel: ‘Het perfecte voorbeeld van een agenda tijdens de vergadering‘.

3. Goed voorzitten betekend ook de deelnemers aan het werk zetten

Laat de deelnemers het werk doen. Veel voorzitters maken de fout om zelf veel aan het woord te zijn. Te veel met de inhoud aan het bemoeien en te weinig met de vorm. Het gevolg is vaak  dat vergaderingen lang duren. De voorzitter kan beter een dienende rol aannemen en de deelnemers het werk laten doen. Wijs vooraf elk onderwerp toe aan een deelnemer die het inhoudelijk kan voorbereiden. Dit bespreek je vooraf met de betreffende deelnemers. Hierdoor kun je je als voorzitter op het vergaderproces concentreren, betrek je alle relevante deelnemers bij het gesprek en let je op de tijd. Het voordeel hiervan is ook dat de deelnemers zich verantwoordelijk voelen voor hun agendapunt en meer betrokken zijn bij het onderwerp en de vergadering.

VOORZITTERSCHAP IN DE PRAKTIJK?

Ontdek de training Vakkundig voorzitten

Heb jij specifieke casussen waarmee je aan de slag wilt? Wil jij van jouw team constructieve vergaderdeelnemers maken? Hoe motiveer je en blijf je efficiënt? Ontdek het tijdens de training Vakkundig voorzitten.

DIT ARTIKEL IS GESCHREVEN DOOR:

Dirk van Dorsselaer
14 april 2020

GERELATEERDE ARTIKELEN

MEEST BEKEKEN VIDEO’S



X