Vergaderen

100% efficiënte vergadering: Het perfecte voorbeeld van een agenda

DEEL DIT ARTIKEL VIA:

100% efficiënte vergadering: het perfecte voorbeeld van een agenda

Vergaderen, we hebben er allemaal mee te maken. Jammer genoeg zijn er maar weinig mensen die het echt leuk vinden om te vergaderen. Dat komt omdat de meesten vinden dat vergaderen te weinig oplevert. Hoe komt dat nu? Dit zijn de meest voorkomende valkuilen; afdwalen van het onderwerp, over de tijd heen gaan, en geen duidelijk besluit nemen. Hoe kan je dit allemaal in één keer aanpakken? De basis van een goede vergadering is te herleiden naar de agenda. In dit artikel helpen wij je een handje en geven het perfecte voorbeeld van waar een agenda voor een vergadering aan moet voldoen.

De basis van een goede vergadering begint bij een perfecte agenda

Voorbeeld 1: Gebruik vragen op de agenda voor de vergadering

Beter goed gejat dan slecht verzonnen: met deze tips voor een topper van een agenda, heeft jouw vergadering een grotere kans op succes. Helaas zien we nog te vaak dat de agenda niet meer is dan een lijstje met trefwoorden. Dat kan beter! Vervang die trefwoorden eens door een vraag aan de deelnemers.

Gebruik in jouw agenda geen trefwoorden!

Staat er bij jouw agendapunt: ‘afdelingsuitje’? Wees eens specifieker door dit te transformeren naar een vraag. Bijvoorbeeld door deze vragen te gebruiken: ‘Wie gaat het afdelingsuitje organiseren?’, ‘Wat is het budget?’ of ‘Wat nemen we mee van de evaluatie van de vorige keer?’. Dit heeft als voordeel dat het voor alle deelnemers duidelijk is wat er bedoeld wordt. Iedereen kan nu in de voorbereiding al rekening houden met wat er besproken wordt. Doordat het onderwerp nu beter is afgebakend is de vraag op de agenda direct ook een instrument voor de voorzitter om de deelnemers bij het onderwerp te houden.

Wil jij weten hoe je dit nog verder kan toepassen op jouw agenda? Bekijk dan het voorbeeld in de onderstaande video. Vergaderexpert Arthur Noordhuis vertelt hoe jij van een saaie agenda een interactieve agenda maakt.

Voorbeeld 2: Vermeld de tussentijden van de vergadering op jouw agenda

Veel vergaderingen hebben de neiging om uit te lopen. Of aan het einde van de vergadering worden onderwerpen doorgeschoven of afgeraffeld. Zonde! Ook hier kan een goede agenda een voorbeeld zijn voor het succes van de vergadering. Tijd is essentieel tijdens een vergadering. Om de tijd af te dwingen kan je het volgende doen: vermeld bij de eerstvolgende agenda de tussentijden  per agendapunt.

Voordelen van het vermelden van je tussentijden op de agenda

Het vermelden van tussentijden heeft een aantal voordelen. Je hebt een realistisch beeld van hoe lang de totale vergadertijd duurt. Het is dan ook duidelijk voor de deelnemers hoeveel tijd er voor het agendapunt is uitgetrokken. De deelnemer die bij het agendapunt ‘Hoe bevalt het flexwerken? (10 min)’ wil gaan vertellen hoe het er in 1988 aan toe ging, snapt dan ook dat hij kort en bondig moet zijn. Een ander bijkomend voordeel is dat normaal gesproken alleen de voorzitter verantwoordelijk is voor tijd. Ineens zijn nu alle deelnemers op de hoogte van de geschatte tijd. Onvermijdelijk dat deelnemers de rol van tijdkeeper op zich gaan nemen.

Meer weten over hoe die tussentijden precies werken? Bekijk het in de onderstaande video waarin trainer Dirk van Dorsselaer uitlegt hoe jij de tussentijden toepast.

Aan de slag met het voorbeeld van een agenda voor een efficiënte vergadering?

Benieuwd hoe zo’n efficiënte vergaderagenda eruitziet? Bekijk het onderstaande voorbeeld ter inspiratie voor jouw eerstvolgende vergadering. Denk je ook aan de tussentijden? En vergeet je niet je onderwerp te specificeren in een vraag? Succes!

Direct aan de slag met het verbeteren van je agenda? En wil je krachtig optreden als voorzitter? Bekijk dan de training Vakkundig voorzitten.

Voorbeeld agenda vergadering

KRACHTIG ALS VOORZITTER OPTREDEN?

Ontdek de training vakkundig voorzitten

Sluit jij wel eens je vergadering gefrustreerd af, omdat er na uren vergaderen nog steeds geen knoop is doorgehakt? Goed nieuws: effectief voorzitten en doeltreffend vergaderen kun je leren. Werk aan jouw gesprekstechnieken tijdens het voorzitten en schrijf je in voor onze tweedaagse cursus Vakkundig voorzitten.

DIT ARTIKEL IS GESCHREVEN DOOR:

Dirk van Dorsselaer
24 februari 2020

GERELATEERDE ARTIKELEN

MEEST BEKEKEN VIDEO’S



X