Hoe kan je korter en efficiënter vergaderen?
De hoeveelheid informatie die op ons bureau belandt groeit vaak alleen maar. Tegelijkertijd hebben we steeds minder tijd om te vergaderen. Er worden veel creatieve oplossingen bedacht om het efficiënt te houden, maar wat werkt nou echt?
Efficiënter vergaderen bij Amazon
Bij aanvang van vergaderingen wordt er bij het Amerikaanse Amazon regelmatig een memo van zes pagina’s uitgedeeld, geschreven door een van de werknemers. Deelnemers krijgen een half uur leestijd, waarna een discussie wordt gevoerd over het stuk dat iedereen net heeft gelezen, vertelde CEO Jeff Bezos in een interview. Powerpointpresentaties? Die zijn uit den boze bij het internetbedrijf. Alles om zo efficiënt mogelijk te vergaderen.
Het is een consequente aanpak die bij iedereen binnen het bedrijf Amazon bekend is. Als de ervaring leert dat er geen stukken worden gelezen voor een vergadering, dan is dit inderdaad een manier om dat probleem op te lossen. Idealiter leest iedereen de stukken echter voorafgaand aan een vergadering, zodat mensen er zelf al op kunnen reflecteren en bedenken wat hun input kan zijn.
Korter en efficiënter vergaderen
Mensen willen over het algemeen korter vergaderen, maar dat blijkt lastig. Organisaties krijgen een steeds grotere stroom aan informatie tot zich en het gevaar is dat je jezelf eindeloos onderdompelt in het lezen van stukken en vergaderen. Tegelijkertijd is er minder tijd om met elkaar om tafel te zitten omdat mensen vaker op afstand werken en op pad gaan. Wanneer je dan wél met elkaar om tafel zit, is het belangrijk dat het echt efficiënt is.
Alternatieve manieren
Sommige bedrijven proberen staand te vergaderen, omdat mensen dan actiever en alerter blijven. Maar of dat werkt? Alleen als een vergadering korter duurt dan een half uur, blijkt uit onderzoek. Bovendien heeft staand vergaderen een psychologisch nadeel voor kleinere collega’s, die noodgedwongen op moeten kijken naar langere collega’s.
Weglopen mag bij Tesla
Om een samenkomst nuttig te houden en voor iedereen relevant, schreef Tesla-man Elon Musk in een interne mail dat het wat hem betreft geen probleem is om weg te lopen uit nutteloze vergaderingen. ,,Het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen’’, schrijft hij naar zijn medewerkers. Als er toch een meeting plaats moet vinden, moet deze ‘erg kort’ worden gehouden.
De structuur in een vergadering
Dat mensen willen weglopen is een teken dat een vergadering niet goed is voorbereid. Wat heel vaak gebeurt is dat er deeldiscussies plaatsvinden over onderwerpen die niet voor iedereen relevant zijn. Dat kun je deels oplossen door een goede agenda op te stellen, deels door een vergadering goed voor te zitten. Iedereen kan in principe een vergadering voorzitten. Daarvoor moet je wel goed snappen wat je rol is. Je moet de structuur van de vergadering bewaken – dat zit hem in de voorbereiding – je moet de inhoud en de sfeer bewaken en op het goede moment een grapje toelaten – en tot slot moet je samen vatten en concluderen.
Duidelijkheid vanuit de voorzitter
En ook: enthousiasme uitstralen aan het begin van de vergadering. Bij aanvang moet je als voorzitter uitstralen dat je er zin in hebt. Niet zeggen bij het maandag overleg: ‘Nou jongens, nieuwe week, we gaan het weer proberen’. Zorg voor een goede sfeer waarbij het voor iedereen van tevoren duidelijk is wat er op de agenda staat, wat er van de deelnemers wordt verwacht en hoe lang het duurt.
Volg de training Vakkundig Voorzitten
Wil jij dat je vergaderingen gestroomlijnder, doelgerichter en interactiever verlopen? Volg dan onze training Vakkundig Voorzitten.
Meetings zijn vanaf nu geen energievreters meer maar bijeenkomsten waar collega’s graag aanschuiven en die wat toevoegen aan het succes en werkplezier van je team.
