Is jouw locatie geschikt voor een goed congres?

Toch blijkt regelmatig dat bij de uitwerking van het programma dat een al vastgelegde locatie opeens een handicap wordt. Je wilt in jouw programma bijvoorbeeld een aantal ronde tafelgesprekken voeren. Opeens blijkt dat de locatie niet beschikt over ronde tafels of dat ronde tafels niet goed in de vastgelegde ruimte passen. Of je wilt een zaaldebat maar je zit in een theaterzaal met een vaste stoelopstelling, waardoor je mensen niet tegenover elkaar kunt zetten.

Pas niet jouw congres aan op de locatie!

Opeens moet je dus jouw programma aanpassen aan de locatie en dat is een slechte zaak. Of je moet kiezen voor een suboptimale oplossing voor jouw programma: in plaats van ronde tafels worden het langwerpige tafels. En dan maar een debat zonder dat mensen tegenover elkaar zitten. Zoveel maakt dat toch niet uit? Ja, zeker wel!

Een goed congres organiseren start bij het ideale programma

Mensen maken moeilijker contact aan een lange tafel en verstaan elkaar minder goed. Een debat komt minder goed op gang wanneer mensen niet tegenover elkaar zitten. In alle gevallen lever je in op de kwaliteit van jouw bijeenkomst. Het zal in de evaluatie absoluut aan bod komen. Leg jouw locatie dus niet vast voordat de grote lijn van je ideale programma weet.

Tip 2: zorg voor een programma en timemanagement

Eén van de grootste ergernissen van bezoekers van een congres is een programma dat uitloopt. Daar waar de organisator zijn hele dag heeft vrijgemaakt voor het evenement, geldt dit niet voor de bezoekers. Die hebben vervolgafspraken of willen op tijd thuis zijn om de kinderen op te halen. Tijdens het programma dat een halfuur dreigt uit te lopen kijken ze steeds vaker op hun horloge. En wordt de vraag hoe hun agenda te managen belangrijker dan de inhoud van het programma. Wat zijn de oorzaken van het uitlopen van een programma? We geven je de twee belangrijkste.

Pauze houden tijdens een congres

Op de eerste plaats staat een onrealistisch programma. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om met een zaal van honderd mensen een pauze van een kwartier te houden. Dat moet minimaal een halfuur zijn. Mensen willen de zaal uit, naar het toilet, een kop koffie halen, iemand bellen of een e-mail versturen en tussendoor met minimaal één andere bezoeker een praatje maken. Het gaat dan ook niet lukken om honderd mensen binnen een kwartier weer de zaal in te krijgen.

Briefing richting de sprekers

Op de tweede plaats staat een onduidelijke briefing richting sprekers en niemand die voor de spreker zijn spreektijd bijhoudt. De briefing dat de spreker ongeveer een half uur heeft voor zijn/haar verhaal en dat er ook ruimte is voor vragen, is vaag en leidt tot uitloop. De spreker zal een verhaal van ongeveer een half uur voorbereiden, wat meestal neerkomt op een verhaal dat iets langer is. Daarna is hij meer dan bereid om alle vragen te beantwoorden. Maar je bedoelde in de briefing nu juist dat er een  half uur beschikbaar was voor het verhaal inclusief de vragen!

Bespreek vooraf de spreektijd

Een spreker en jouw programma worden enorm geholpen wanneer glashelder is hoeveel spreektijd er is. Brief de spreker dan ook heel duidelijk wat zijn maximale spreektijd is en of dat inclusief of exclusief vragen is. Zorg er vervolgens voor dat de spreker tijdens zijn verhaal af en toe inzicht krijgt in hoeveel tijd hij nog heeft. Dit kan via een timer op het katheder of een dagvoorzitter die van achter uit de zaal af en toe aangeeft hoeveel tijd er nog rest.

“Anders korten wij de pauze toch in?”….. Nee!

Kort nooit pauzes in!

Ga in ieder geval nooit tijd winnen door de pauzes in te korten dan wel de borrel later te laten beginnen! Voor de meeste mensen is een belangrijke reden om een congres te bezoeken de kans om mensen te ontmoeten en te spreken. De pauzes en de borrel zijn één van de belangrijkste onderdelen van het programma  vanuit het perspectief van de bezoeker!

Tip 3: Zorg voor interactie!

Het is veel zwaarder om naar een verhaal te moeten luisteren dan om een verhaal te houden. Regelmatig zien wij nog programma’s met achtereenvolgens twee keynote sprekers die ieder drie kwartier spreken. Dat kun je een zaal niet aandoen. Tenminste niet als je wilt dat er ook daadwerkelijk geluisterd wordt. Eigenlijk moet een speech niet langer dan twintig minuten duren. Dat is ongeveer de maximale tijdspanne waarin mensen aandachtig kunnen luisteren.  En eerlijk gezegd is twintig minuten over het algemeen meer dan voldoende om je punt als spreker te maken. Meestal wordt een verhaal er niet beter op als er meer tijd is om het te vertellen. Integendeel, de boodschap verwatert.

Stel vragen aan het publiek tijdens je congres

Veel beter is het om na een verhaal van twintig minuten minimaal tien minuten te besteden aan reacties uit de zaal. Het publiek kan vragen stellen of de dagvoorzitter stelt een vraag aan de zaal naar aanleiding van het verhaal. Hoe vertaalt deze boodschap zich tot jouw dagelijkse werk? Is je organisatie al klaar voor de innovatie die de spreker zojuist heeft aangekondigd? Laat de dagvoorzitter ook voorafgaand aan het verhaal van de spreker expliciet aankondigen met welke vragen hij na afloop de zaal in gaat. De deelnemers zullen veel actiever gaan luisteren.

Bij het organiseren van een goed congres neem je wensen van de zaal mee

Sowieso worden meestal de interactieve onderdelen van een congres het hoogst gewaardeerd. En dat is ook logisch. Mensen praten graag over hun eigen kennis, ervaringen en dilemma’s. In plaats van te luisteren naar een panel van drie kwartier, waarin anderen vertellen hoe de wereld in elkaar zit. Een panel kan best functioneel zijn, mits je de zaal erbij betrekt. Laat bijvoorbeeld de zaal bepalen waar het panel over moet praten of laat de zaal eerst met elkaar in gesprek gaan over een onderwerp waarna het panel daarop mag reageren.

Denk ook eens aan een debat als werkvorm. Een geschikte manier om in gesprek te gaan met het publiek. Lees meer over deze werkvorm in het artikel: ‘Debat als werkvorm’.